Breytið DVD drif til solid-ástand drif

Þegar unnið er í Excel ná sumar töflur frekar áhrifamikill stærð. Þetta leiðir til þess að stærð skjalsins eykst, stundum nær jafnvel tugi megabæti eða meira. Aukning á þyngd Excel vinnubók leiðir ekki einungis til aukinnar magns pláss sem það tekur á harða diskinum, heldur, meira um vert, að hægja á hraða framkvæmd ýmissa aðgerða og ferla í henni. Einfaldlega settu, þegar þú vinnur með slíkt skjal, byrjar Excel að hægja á sér. Þess vegna verður málið að hámarka og draga úr stærð slíkra bóka brýnt. Við skulum sjá hvernig þú getur dregið úr skráarstærðinni í Excel.

Aðferðin við að draga úr stærð bókarinnar

Bjartsýni stækkað skrá ætti að vera í nokkrar áttir í einu. Margir notendur giska ekki á, en oft inniheldur Excel vinnubókin mikið af óþarfa upplýsingum. Þegar skrá er lítil, leggur enginn sérstakan gaum að því, en ef skjalið verður fyrirferðarmikill þarftu að hámarka það með öllum mögulegum breytur.

Aðferð 1: Minnka vinnusviðið

Vinnusviðið er svæðið þar sem Excel minnist aðgerða. Þegar endurreikningur á skjali endurreiknar forritið allar frumur vinnusvæðisins. En það er ekki alltaf í samræmi við það svið þar sem notandinn raunverulega vinnur. Til dæmis er óviljandi sett pláss langt undir töflunni aukið stærð vinnusviðs að frumefninu þar sem þetta rými er staðsett. Það kemur í ljós að þegar endurreiknað er, mun Excel vinna úr fullt af tómum frumum í hvert sinn. Við skulum sjá hvernig þú getur lagað þetta vandamál með dæmi um tiltekið borð.

1. Í fyrsta lagi skaltu líta á þyngd sína áður en hagræðing er tekin, til að bera saman hvað verður eftir aðgerðina. Þetta er hægt að gera með því að fara í flipann "Skrá". Farðu í kaflann "Upplýsingar". Í hægri hluta opnaðrar glugga eru helstu eiginleika bókarinnar tilgreind. Fyrsta hlutinn af eiginleikum er stærð skjalsins. Eins og þú getur séð, í okkar tilviki er það 56,5 kílóbitar.



2. Fyrst af öllu ættir þú að finna út hvernig raunverulegt vinnusvæði lakans er frábrugðið því sem notandinn raunverulega þarfnast. Þetta er frekar auðvelt að gera. Við verðum í einhverjum klefi borðsins og skrifaðu lykilatriðið Ctrl + End. Excel færist strax í síðasta reitinn, sem áætlunin telur sem lokaþáttur vinnusvæðisins. Eins og þú sérð, í þessu tilfelli er þetta línu 913383. Þar sem borðið er í raun aðeins fyrstu sex línurnar má segja að 913377 línurnar séu í raun gagnslaus álag sem ekki aðeins eykur skráarstærðina heldur vegna þess að Stöðug endurreikningur á öllu sviðinu í forritinu þegar aðgerðin er framkvæmd leiðir til þess að vinnan á skjalinu hægir.

   

   Auðvitað, í raun, svo stórt bil milli raunverulegra vinnusviðs og eintaks Excel tekur til þess er frekar sjaldgæft, og við tókum svo mörg línur til skýrleika. Þótt stundum séu jafnvel tilfellir þegar allt svæðið af laki er talið vinnusvæði.

3. Til að laga þetta vandamál þarftu að eyða öllum línunum, frá fyrsta tómu og mjög endanum á blaðinu. Til að gera þetta skaltu velja fyrsta reitinn, sem er staðsett strax undir töflunni, og sláðu inn lykilatriðið Ctrl + Shift + niður ör.



4. Eins og þú sérð, þá voru allir þættir í fyrstu dálknum valdir, byrjar frá tilgreindri reit og í lok töflunnar. Smelltu síðan á efni með hægri músarhnappi. Í opnu samhengisvalmyndinni skaltu velja hlutinn "Eyða".

   

   Margir notendur reyna að eyða með því að smella á hnappinn. Eyða á lyklaborðinu, en þetta er ekki rétt. Þessi aðgerð hreinsar innihald frumanna, en ekki eytt þeim sjálfum. Því í okkar tilviki mun það ekki hjálpa.

5. Eftir að við völdum hlutinn "Eyða ..." Í samhengisvalmyndinni opnast gluggakista flutningur gluggi. Við setjum í það skipta yfir í stöðu "Strengur" og smelltu á hnappinn "OK".



6. Allar línur af völdum sviðinu hafa verið eytt. Vertu viss um að endursenda bókina með því að smella á diskettatáknið efst í vinstra horninu í glugganum.



7. Nú skulum sjá hvernig það hjálpaði okkur. Veldu hvaða flokk sem er í töflunni og sláðu inn flýtivísann Ctrl + End. Eins og þú sérð hefur Excel valið síðasta reit töflunnar, sem þýðir að það er nú síðasta þátturinn í vinnusvæðinu á blaðinu.



8. Nú erum við að fara í kaflann "Upplýsingar" flipa "Skrá"til að finna út hversu mikið þyngd skjalsins hefur verið lækkaður. Eins og þú sérð er það nú 32,5 KB. Muna að fyrir hagræðingaraðferðina var stærð hennar 56,5 KB. Þannig lækkaði það um meira en 1,7 sinnum. En í þessu tilfelli er aðal afrekið ekki einu sinni lækkun á þyngd skráarinnar heldur sú staðreynd að forritið er nú undanþegið því að segja frá nánast ónotuðum sviðum sem mun verulega auka hraða vinnslu skjalsins.

Ef bókin inniheldur nokkrar blöð sem þú vinnur með þarftu að framkvæma svipaða málsmeðferð við hvert þeirra. Þetta mun frekar draga úr stærð skjalsins.

Aðferð 2: útrýma óþarfa formatting

Annar mikilvægur þáttur sem gerir Excel skjal þyngri er óþarfi formatting. Þetta getur falið í sér notkun á mismunandi gerðum leturgerða, landamæra, númerforma, en fyrst og fremst varðar það að fylla frumur með mismunandi litum. Svo áður en þú skráir skrána þarftu að hugsa tvisvar og hvort það sé þess virði að gera það eða án þessarar máls, þá getur þú auðveldlega gert það.

Þetta á sérstaklega við um bækur sem innihalda mikið af upplýsingum, sem sjálfir eru umtalsverðar. Ef þú bætir formatting við bók getur það aukið þyngd sína jafnvel nokkrum sinnum. Því er nauðsynlegt að velja "gullgildi" milli sýnileika upplýsinganna sem fram koma í skjalinu og skráarstærðinni, til að nota aðeins formatting þar sem það er mjög nauðsynlegt.

Annar þáttur sem tengist formatting, vægi, er að sumir notendur vilja frekar sniða frumurnar "með framlegð." Það þýðir að þeir sníða ekki aðeins borðið sjálft heldur einnig sviðið sem er undir því, stundum jafnvel í lok blaðsins, með því að búast við því að þegar nýjar línur eru bættar við borðið verður ekki nauðsynlegt að sniða þau aftur á hverjum tíma.

En það er ekki vitað nákvæmlega hvenær nýjar línur verða bættar og hversu margir verða bættir og með slíkum forkeppni verður þú að skrána núna, sem mun einnig hafa neikvæð áhrif á hraða vinnunnar með þessu skjali. Því ef þú hefur sótt formiðið til að tæma frumur sem eru ekki innifalin í töflunni, þá ættirðu örugglega að fjarlægja það.

1. Fyrst af öllu þarftu að velja allar frumurnar sem eru staðsettar undir bilinu með gögnum. Til að gera þetta skaltu smella á númer fyrsta tóma línunnar á lóðréttu samsvörunar spjaldið. Allt línan er lögð áhersla á. Eftir það skaltu nota lykilatriðin sem við vitum nú þegar. Ctrl + Shift + niður ör.



2. Eftir það er allt svið lína undir þeim hluta töflunnar sem fyllt er með gögnum hápunktur. Tilvera í flipanum "Heim" smelltu á táknið "Hreinsa"sem er staðsett á borði í blokkinni af verkfærum Breyting. Smá valmynd opnast. Veldu stöðu í því "Hreinsa snið".



3. Eftir þessa aðgerð í öllum frumum völdu svæðisins verður formið fjarlægt.



4. Á sama hátt getur þú fjarlægt óþarfa formatting í töflunni sjálfu. Til að gera þetta veljum við einstaka frumur eða svið þar sem við teljum að sniðið sé að lágmarki gagnlegt, smelltu á hnappinn. "Hreinsa" Á borði og á listanum skaltu velja hlutinn "Hreinsa snið".



5. Eins og þú sérð hefur formið á völdu svæði töflunnar verið alveg fjarlægt.



6. Eftir það snúum við aftur á þetta svið nokkrar formatting atriði sem við teljum viðeigandi: landamæri, tölur snið, osfrv.

Ofangreind skref mun hjálpa til við að verulega draga úr stærð Excel vinnubókarinnar og flýta fyrir því að vinna í henni. En það er betra að nota upphaflega aðeins formiðið þar sem það er mjög viðeigandi og nauðsynlegt en að eyða tíma í að fínstilla skjalið.

Lexía: Formatting Excel töflur

Aðferð 3: Eyða tenglum

Í sumum skjölum er mjög mikill fjöldi tengla, þar sem gildi eru að draga. Þetta getur einnig alvarlega hægja á vinnuhraða í þeim. Ytri tengsl við aðrar bækur hafa áhrif á þessa sýningu sérstaklega sterklega, en innri tenglar hafa einnig neikvæð áhrif á hraða. Ef uppspretta sem tengilinn tekur frá er ekki stöðugt uppfærð, það er skynsamlegt að skipta um viðmiðunarmörkum í frumunum með eðlilegum gildum. Þetta getur aukið hraða vinnunnar með skjalinu. Þú getur séð hvort tengillinn eða gildiið er í tilteknu klefi, þú getur á formúlunni þegar þú hefur valið þáttinn.

1. Veldu svæðið sem inniheldur tenglana. Tilvera í flipanum "Heim", smelltu á hnappinn "Afrita" sem er staðsett á borði í stillingarhópnum "Klemmuspjald".

   

   Að öðrum kosti getur þú notað sambland af heitum lyklum eftir að velja sviðið. Ctrl + C.

2. Eftir að við höfum afritað gögnin skaltu ekki fjarlægja valið úr svæðinu, en smelltu á það með hægri músarhnappi. Samhengisvalmyndin er hleypt af stokkunum. Í því í blokkinni "Valkostir innsetningar" þarf að smella á táknið "Gildi". Það lítur út eins og táknmynd með tölunum sem sýndar eru.



3. Eftir það verða allir tenglar á völdu svæði skipt út fyrir tölfræðileg gildi.

En það verður að hafa í huga að þessi valkostur til að fínstilla Excel vinnubók er ekki alltaf viðunandi. Það er aðeins hægt að nota þegar gögnin frá upphaflegu uppsprettunni eru ekki virk, það breytir því ekki með tímanum.

Aðferð 4: Snið breytinga

Önnur leið til að draga úr skráarstærðinni er að breyta sniðinu. Þessi aðferð hjálpar líklega meira en öllum öðrum til að þjappa bók, þótt framangreindar valkostir þurfi einnig að nota saman.

Í Excel eru nokkrir "innfæddir" skráarsnið - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls sniði var grunn viðbót fyrir forrit útgáfa af Excel 2003 og fyrr. Það er þegar gamaldags, en engu að síður halda margir notendur áfram. Í samlagning, það eru tilfelli þegar þú verður að fara aftur í vinnuna með gömlum skrám sem voru búnar til fyrir mörgum árum, jafnvel á tímum skorts á nútíma sniðum. Ekki sé minnst á þá staðreynd að mörg forrit þriðja aðila sem ekki vita hvernig á að höndla seinna útgáfur af Excel skjölum vinna með bókum með þessari framlengingu.

Það skal tekið fram að bókin með xls-framlengingu hefur miklu stærri stærð en nútíma hliðstæða þess xlsx sniði, sem Excel notar nú sem aðal. Fyrst af öllu er þetta vegna þess að xlsx skrár eru í raun þjappað skjalasafn. Þess vegna, ef þú notar xls framlengingu en vilt minnka þyngd bókarinnar, þá er hægt að gera þetta einfaldlega með því að vista það í xlsx sniði.

1. Til að breyta skjali úr xls sniði í xlsx sniði, farðu í flipann "Skrá".



2. Í glugganum sem opnast skaltu strax fylgjast með hlutanum "Upplýsingar"þar sem það er gefið til kynna að þyngd skjalsins sé um 40 Kb. Næst skaltu smella á nafnið "Vista sem ...".



3. Vista gluggi opnast. Ef þú vilt getur þú farið í nýja möppu í henni, en fyrir flesta notendur er þægilegra að geyma nýja skjalið á sama stað og uppspretta. Nafn bókarinnar, ef þess er óskað, er hægt að breyta í reitnum "File Name", þó ekki endilega. Mikilvægasta í þessari aðferð er að setja á vettvang "File Type" merkingu "Excel vinnubók (.xlsx)". Eftir það getur þú ýtt á hnappinn "OK" neðst í glugganum.



4. Þegar búið er að vista er farið, farðu í kafla "Upplýsingar" flipa "Skrá", til að sjá hversu mikið þyngd er minnkað. Eins og þú sérð er það nú 13,5 KB á móti 40 KB fyrir viðskiptin. Það er aðeins ein varðveisla í nútíma formi leyft okkur að þjappa bókinni þrisvar sinnum.

Að auki, í Excel er annað nútíma xlsb sniði eða tvöfaldur bók. Í því er skjalið geymt í tvöfalt kóðun. Þessar skrár vega jafnvel minna en xlsx bækur. Að auki er tungumálið sem þau eru skrifuð nærri Excel. Þess vegna virkar það með slíkum bækur hraðar en með öðrum viðbótum. Á sama tíma er bókin um tilgreint sniði hvað varðar virkni og möguleika á að nota ýmis tæki (snið, aðgerðir, grafík osfrv.) Ekki óæðri xlsx sniði og fer yfir xls sniði.

Helsta ástæðan fyrir því að xlsb hafi ekki orðið sjálfgefið snið í Excel er að forrit þriðja aðila vinna varla með því. Til dæmis, ef þú þarft að flytja út upplýsingar úr Excel í 1C forritið, getur þetta verið gert með xlsx eða xls skjölum, en ekki með xlsb. En ef þú ætlar ekki að flytja gögn til þriðja aðila, þá geturðu örugglega vistað skjalið á xlsb sniði. Þetta mun leyfa þér að draga úr stærð skjalsins og auka hraða vinnunnar í henni.

Aðferðin við að vista skrá í xlsb eftirnafninu er svipað og við gerðum fyrir xlsx eftirnafnið. Í flipanum "Skrá" smelltu á hlut "Vista sem ...". Í opnu vistunarglugganum í reitnum "File Type" þarf að velja valkost "Excel tvöfaldur vinnubók (* .xlsb)". Smelltu síðan á hnappinn. "Vista".

Við lítum á þyngd skjalsins í kaflanum. "Upplýsingar". Eins og þú sérð hefur það minnkað enn meira og er nú aðeins 11,6 KB.

Samantekt, við getum sagt að ef þú ert að vinna með skrá í formi, er árangursríkasta leiðin til að draga úr stærð þess að endurheimta í nútíma xlsx eða xlsb formi. Ef þú ert þegar að nota þessar skráafornafn, þá til að draga úr þyngd sinni, ættir þú að stilla vinnusvæðið rétt, fjarlægja óþarfa sniði og óþarfa tengla. Þú færð mesta aftur ef þú framkvæmir allar þessar aðgerðir í flóknu, og takmarkaðu þig ekki við eina valkost.