Í þróun stórra verkefna eru oft ekki nóg styrkur einn starfsmanns. Þessi vinna felur í sér allan hóp sérfræðinga. Auðvitað verður hver þeirra að hafa aðgang að skjali sem er hluti af sameiginlegu starfi. Í þessu sambandi verður málið að tryggja samtímis aðgang að mörgum mjög mikilvægum. Excel hefur að ráða verkfærum sem geta veitt það. Við skulum skilja blæbrigði umsóknar Excel í skilyrðum samtímis vinnu nokkurra notenda með einni bók.
Samvinna ferli
Excel getur ekki aðeins veitt skráarsniði heldur einnig að leysa önnur verkefni sem birtast í samvinnu við eina bók. Til dæmis gerir forritunarverkfæri þér kleift að fylgjast með breytingum sem gerðar eru af ýmsum þátttakendum, auk þess að samþykkja eða hafna þeim. Leyfðu okkur að finna út hvað forritið getur boðið notendum sem standa frammi fyrir svipuðum verkefnum.
Hlutdeild
En við munum byrja að skýra spurninguna um hvernig á að deila skránni. Fyrst af öllu þarf ég að segja að aðferðin til að kveikja á samvinnuham með bók er ekki hægt að framkvæma á þjóninum, heldur aðeins á tölvunni þinni. Því ef skjalið er geymt á þjóninum þá ber fyrst og fremst að flytja það inn á staðbundna tölvuna þína og þar skal framkvæma allar aðgerðir sem lýst er hér að neðan.
- Eftir að bókin er búin til skaltu fara í flipann "Endurskoðun" og smelltu á hnappinn "Aðgangur að bókinni"sem er staðsett í verkfærasýningunni "Breytingar".
- Þá er aðgangsstýring gluggans virkt. Það ætti að merkja við breytu "Leyfa mörgum notendum að breyta bók á sama tíma". Næst skaltu smella á hnappinn "OK" neðst í glugganum.
- Valkostur birtist og biður þig um að vista skráin með breytingum. Smelltu á hnappinn "OK".
Eftir ofangreindar skref verður opnun skrár frá mismunandi tækjum og undir mismunandi notendareikningum. Þetta er til kynna með því að nafnið í aðgangsaðgerðinni birtist í efri hluta gluggans, eftir titli bókarinnar, "General". Nú er hægt að flytja skrána á netþjóninn aftur.
Parameter stilling
Að auki, allt í sömu aðgangsstillingu fyrir skrá, getur þú stillt stillingarnar fyrir samtímis notkun. Þetta er hægt að gera strax á meðan samstarfsaðgerðin er kveikt og þú getur breytt breystunum aðeins seinna. En auðvitað geta þau aðeins verið stjórnað af aðalnotandanum, sem samræmir heildarvinnu við skrána.
- Farðu í flipann "Upplýsingar".
- Hér getur þú tilgreint hvort að halda breytingaskrár, og ef það er geymt, hvenær sem er (sjálfgefið er 30 daga innifalið).
Það skilgreinir einnig hvernig á að uppfæra breytingar: aðeins þegar bókin er vistuð (sjálfgefið) eða eftir tiltekinn tíma.
Mjög mikilvægt breytu er hlutur. "Fyrir andstæðar breytingar". Það gefur til kynna hvernig forritið ætti að haga sér ef nokkrir notendur samtímis breyta sömu reit. Sjálfgefin er stöðug biðskilyrði sett, aðgerðirnar sem verkefnið hefur þátttakendur í. En þú getur falið í sér varanlegt ástand þar sem sá sem hefur tekist að bjarga breytingunni fyrst mun alltaf hafa þann kost.
Að auki, ef þú vilt, getur þú slökkt á prentastillunum og síum úr persónulegu sýn þinni með því að hakka í viðeigandi reiti.
Eftir það, ekki gleyma að fremja þær breytingar sem gerðar eru með því að smella á hnappinn. "OK".
Opnaðu samnýtt skrá
Að opna skrá þar sem hlutdeild er virk hefur nokkrar sérstakar aðgerðir.
- Hlaupa Excel og fara í flipann "Skrá". Næst skaltu smella á hnappinn "Opna".
- Opnar opnunarglugga bókarinnar. Fara á netþjónnaskrá eða harða diskinn á tölvunni þar sem bókin er staðsett. Veldu nafnið sitt og smelltu á hnappinn. "Opna".
- Samnýtt bók opnast. Nú, ef þú vilt, getum við breytt nafni, þar sem við munum vera kynnt í skráabreytingaskránni. Farðu í flipann "Skrá". Næst skaltu fara í kaflann "Valkostir".
- Í kaflanum "General" Það er blokk af stillingum "Aðlögun Microsoft Office". Hér á þessu sviði "Notandanafn" Þú getur breytt nafni reikningsins þíns við einhvern annan. Eftir að allar stillingar eru gerðar skaltu smella á hnappinn. "OK".
Nú getur þú byrjað að vinna með skjalið.
Skoða aðgerðir meðlims
Samstarfssamningur kveður á um áframhaldandi eftirlit og samhæfingu aðgerða allra hópsaðila.
- Til að skoða aðgerðir sem ákveðin notandi hefur framkvæmt meðan hann er að vinna í bók, að vera í flipanum "Endurskoðun" smelltu á hnappinn "Lagar"sem er í tólahópnum "Breytingar" á borði. Í valmyndinni sem opnast skaltu smella á hnappinn "Hápunktarréttingar".
- Pakkningargluggi opnast. Sjálfgefin, eftir að bókin verður almenn, er sjálfkrafa kveikt á pökkum, eins og fram kemur með merkimiðanum fyrir framan samsvarandi hlut.
Allar breytingar eru skráðar en á skjánum sjálfgefið birtist þau sem litamerki frumna í efra vinstra horninu, aðeins frá því síðast þegar skjalið var vistað af einum af notendum. Og taka tillit til lagfæringar allra notenda á öllu sviðinu á blaðinu. Aðgerðir hvers þátttakanda eru merktar með sérstakri lit.
Ef þú sveifir bendilinn á merkta reitinn opnast minnismiðill sem gefur til kynna hver og hvenær samsvarandi aðgerð var gerð.
- Til að breyta reglunum um að birta lagfæringar skaltu fara aftur í stillingargluggann. Á sviði "Eftir tíma" Eftirfarandi valkostir eru tiltækar til að velja tímabilið til að skoða plástra:
- Sýna frá síðustu vistun;
- allar leiðréttingar sem eru geymdar í gagnagrunninum;
- Þeir sem hafa ekki enn verið skoðuð;
- frá tilteknum tilteknum degi.
Á sviði "Notandi" Þú getur valið tiltekinn þátttakanda sem birtist í leiðréttingum eða skilur eftir aðgerðum allra notenda nema sig.
Á sviði "Á bilinu", þú getur tilgreint tiltekið svið á blaðinu, sem mun taka tillit til aðgerða liðsfélaga til að birta á skjánum þínum.
Að auki, með því að haka við kassana við hliðina á einstökum hlutum geturðu virkjað eða slökkt á klára á skjánum og sýnt breytingar á sérstöku blaði. Eftir að allar stillingar eru stilltar skaltu smella á hnappinn. "OK".
- Eftir það, á blaðinu, birtast aðgerðir þátttakenda að teknu tilliti til innsláttar.
Notandi endurskoðun
Aðalnotandi hefur getu til að sækja um eða hafna breytingum annarra þátttakenda. Þetta krefst eftirfarandi aðgerða.
- Tilvera í flipanum "Endurskoðun", smelltu á hnappinn "Lagar". Veldu hlut "Samþykkja / hafna plástrunum".
- Næst opnast gluggi um plástur. Nauðsynlegt er að gera stillingar fyrir val á þeim breytingum sem við viljum samþykkja eða hafna. Starfsemi í þessum glugga er gerð samkvæmt sömu gerð sem við skoðum í fyrri hluta. Eftir að stillingarnar eru gerðar skaltu smella á hnappinn. "OK".
- Næsta gluggi birtir allar lagfæringar sem uppfylla áður valdar breytur. Ef þú velur tiltekna leiðréttingu í aðgerðalistanum og smellir á viðeigandi hnapp sem er staðsett neðst í glugganum fyrir neðan listann getur þú samþykkt þetta atriði eða hafnað. Einnig er möguleiki á samþykki hóps eða höfnun allra tilgreindra aðgerða.
Eyðir notanda
Það eru tilvik þar sem einstaklingur notandi þarf að eyða. Þetta kann að vera vegna þess að hann lét af störfum verkefnisins og eingöngu af tæknilegum ástæðum, til dæmis ef reikningurinn var sleginn rangt eða þátttakandi byrjaði að vinna frá öðru tæki. Í Excel er svo möguleiki.
- Farðu í flipann "Endurskoðun". Í blokk "Breytingar" á borði smella á hnappinn "Aðgangur að bókinni".
- Nú þegar þekki skrá aðgangsstjórn gluggi opnast. Í flipanum Breyta Það er listi yfir alla notendur sem vinna með þessa bók. Veldu nafn viðkomandi sem þú vilt fjarlægja og smelltu á hnappinn "Eyða".
- Eftir það opnast valmynd þar sem það varar við því að ef þessi þátttakandi er að breyta bókinni þá verður ekki hægt að vista allar aðgerðir sínar. Ef þú ert öruggur í ákvörðun þinni, smelltu þá á "OK".
Notandi verður eytt.
Takmarkanir á notkun almenna bókarinnar
Því miður vinnur samtímis vinna við skrána í Excel með ýmsum takmörkunum. Í almennri skrá getur enginn notandi, þ.mt aðal þátttakandi, framkvæmt eftirfarandi aðgerðir:
- Búðu til eða breyttu forskriftir;
- Búðu til töflur;
- Split eða sameina frumur;
- Manipulate XML gögn;
- Búðu til nýjar töflur;
- Fjarlægðu blöð;
- Framkvæma skilyrt formatting og fjölda annarra aðgerða.
Eins og þú sérð eru takmarkanirnar nokkuð verulegar. Ef þú getur oft gert það án þess að vinna með XML gögn, virðist Excel ekki virka yfirleitt þegar þú stofnar töflur. Hvað á að gera ef þú þarft að búa til nýtt borð, sameina frumur eða framkvæma aðra aðgerð frá ofangreindum lista? Það er lausn og það er alveg einfalt: þú þarft að gera tímabundið óvirkt skjal hlutdeild, gera nauðsynlegar breytingar, og þá gera kleift að vinna saman aftur.
Slökkva á samnýtingu
Þegar verkefnið er lokið eða, ef nauðsyn krefur, að gera breytingar á skránni, þá skal listi sem við ræddum um í fyrri hluta slökkva á samvinnustillingunni.
- Fyrst af öllu, allir þátttakendur verða að vista breytingarnar og hætta við skrána. Aðeins aðalnotandi er áfram að vinna með skjalið.
- Ef þú þarft að vista viðskiptadagbókina eftir að þú fjarlægðir almenna aðganginn þá ertu í flipanum "Endurskoðun", smelltu á hnappinn "Lagar" á borði. Í valmyndinni sem opnast skaltu velja hlutinn "Hápunktur fixes ...".
- Valkostur gluggi opnast. Stillingar hér þurfa að raða sem hér segir. Á sviði "Í tíma" stilltu breytu "Allt". Öfugt við nöfn á sviði "Notandi" og "Á bilinu" skal afmarka. Sama málsmeðferð verður að fara fram með breytu "Hápunktur plástra á skjánum". En á móti breytu "Gerðu breytingar á sérstöku blaði"Þvert á móti ætti að setja merkið á. Eftir að öll ofangreind meðferð er lokið skaltu smella á hnappinn. "OK".
- Eftir það mun forritið búa til nýtt blað sem heitir "Journal", þar sem allar upplýsingar um að breyta þessari skrá í formi töflu verða færðar inn.
- Nú er það ennþá að slökkva á samnýtingu beint. Til að gera þetta, staðsett í flipanum "Endurskoðun", smelltu á hnappinn sem er þegar þekki okkur "Aðgangur að bókinni".
- Samnýting stjórn gluggi byrjar. Farðu í flipann Breytaef glugginn var hleypt af stokkunum í annarri flipa. Taktu hakið úr reitnum "Leyfa mörgum notendum að breyta skrá á sama tíma". Til að laga breytingarnar skaltu smella á hnappinn. "OK".
- A valmynd opnast sem varar við þér að framkvæmd þessa aðgerða muni gera það ómögulegt að deila skjalinu. Ef þú ert þolinmóð í ákvörðuninni skaltu smella á hnappinn "Já".
Eftir ofangreindar skref verður skráarsnið lokað og plásturskráin verður hreinsuð. Upplýsingar um fyrri aðgerðir má nú sjá í töflu eingöngu á blaði. "Journal", ef viðeigandi aðgerðir til að varðveita þessar upplýsingar voru gerðar fyrr.
Eins og þú sérð er Excel forritið kleift að gera skráarsniði og samhliða vinnu við það. Að auki, með því að nota sérstakt verkfæri, geturðu fylgst með aðgerðum einstakra meðlima í vinnuhópnum. Þessi stilling hefur enn nokkrar hagnýtar takmarkanir, en þó er hægt að sniðganga það með því að slökkva á almennum aðgangi tímabundið og gera nauðsynlegar aðgerðir við venjulegar aðstæður.
