Til að auðvelda notendur tölvupóstsins býður Outlook notendum kleift að svara sjálfkrafa mótteknum skilaboðum. Þetta getur verulega dregið úr vinnunni með póstinum ef nauðsynlegt er að senda sama svarið sem svar við komandi tölvupósti. Þar að auki er hægt að stilla sjálfvirkt svar fyrir alla komandi og valkvætt.
Ef þú hefur bara fundið fyrir svipuðum vandamálum, þá mun þessi kennsla hjálpa þér að einfalda vinnuna með póstinum.
Til þess að geta stillt sjálfvirkt svar í Outlook 2010 verður þú að búa til sniðmát og stilla þá viðeigandi reglu.
Búa til sjálfvirkt svarmát
Við skulum byrja frá upphafi - við munum búa til bréfsmiðju sem verður send til viðtakenda sem svar.
Fyrst skaltu búa til nýjan skilaboð. Til að gera þetta skaltu smella á "Búa til skilaboð" hnappinn "Heima".
Hér þarf að slá inn texta og sniða það ef þörf krefur. Þessi texti verður notaður í svarboðinu.
Nú þegar vinna með textanum er lokið skaltu fara á "File" valmyndina og velja þar "Save As" skipunina.
Í gluggaglugganum, veldu "Outlook Template" á "File Type" listanum og sláðu inn heiti sniðmátsins. Nú staðfestum við vistunina með því að smella á "Vista" hnappinn. Nú er hægt að loka nýju skilaboðaglugganum.
Þetta lýkur að búa til sjálfvirkt svarmálsskjalið og þú getur haldið áfram að setja upp regluna.
Búðu til reglu um sjálfkrafa svar við komandi skilaboðum
Til að fljótt búa til nýja reglu skaltu fara á aðalflipann í aðal Outlook glugganum og í Færa hópnum smellirðu á reglustakkann og velur síðan Stjórna reglum og tilkynningum.
Hér smellum við á "Nýtt ..." og fara í töframanninn til að búa til nýja reglu.
Í hlutanum "Byrja með tómri reglu" skaltu smella á "Notaðu regluna við skilaboðin sem ég fékk" og haltu áfram í næsta skref með því að smella á "Næsta" hnappinn.
Á þessu stigi, að jafnaði, þurfa engar aðstæður að vera valin. Hins vegar, ef þú þarft að sérsníða svarið ekki öllum skilaboðum skaltu velja nauðsynlegar aðstæður með því að merkja í reitina.
Næst skaltu fara í næsta skref með því að smella á viðeigandi hnapp.
Ef þú hefur ekki valið nein skilyrði mun Outlook vara þig við að sérsniðin regla muni gilda um allar komandi tölvupósti. Í tilvikum þegar við þurfum það staðfestum við með því að smella á "Já" hnappinn eða smella á "Nei" og setja upp skilyrði.
Í þessu skrefi veljum við aðgerðina með skilaboðunum. Þar sem við setjum upp sjálfvirkt svar við komandi skilaboðum, athugum við í reitinn "Svara með því að nota tilgreint sniðmát".
Neðst á glugganum þarftu að velja viðeigandi sniðmát. Til að gera þetta skaltu smella á tengilinn "Specified Template" og halda áfram að velja sniðmát sjálft.
Ef á stigi að búa til skilaboðasniðmát breyttist ekki slóðin og fór allt sem sjálfgefið, en í þessum glugga er nóg að velja "Sniðmát í skráarkerfinu" og búið til sniðmát birtist á listanum. Annars verður þú að smella á "Browse" hnappinn og opna möppuna þar sem þú vistaðir skrána með skilaboðasniðinu.
Ef viðeigandi aðgerð er valin og sniðmátaskráin er valin geturðu haldið áfram í næsta skref.
Hér getur þú sett upp undantekningar. Það er, þeim tilvikum þar sem sjálfvirkt svar mun ekki virka. Ef nauðsyn krefur skaltu velja nauðsynlegar aðstæður og aðlaga þær. Ef það eru engar undantekningar í reglu sjálfvirkrar svarar skaltu fara í lokaskrefið með því að smella á "Næsta" hnappinn.
Reyndar er engin þörf á að stilla eitthvað hér, svo þú getur strax smellt á "Ljúka" hnappinn.
Nú, eftir því sem stilla skilyrði og undantekningar eru, mun Outlook senda sniðmátið til að bregðast við komandi tölvupósti. Hins vegar er reglustjórinn aðeins kveðið á um einu sinni sjálfvirkt svar við hverjum viðtakanda meðan á fundi stendur.
Það er, eins fljótt og þú byrjar Outlook, hefst fundurinn. Það endar við brottför frá áætluninni. Þannig, meðan Outlook vinnur, verður engin endurtekin svar við viðtakandann sem sendi nokkrar skilaboð. Á fundinum skapar Outlook lista yfir notendur sem sjálfvirk svar var sent, sem gerir þér kleift að koma í veg fyrir að þú sendir aftur. En ef þú lokar Outlook, og þá skráir þig inn aftur, er þessi listi endurstilltur.
Til að gera sjálfvirkt svar við komandi skilaboðum óvirkt skaltu einfaldlega fjarlægja sjálfvirkt svarregluna í glugganum Reglur og tilkynningar.
Notkun þessa leiðbeiningar er hægt að stilla sjálfvirkt svar í Outlook 2013 og síðar.
