Í Microsoft Office pakkanum er sérstakt forrit til að búa til gagnagrunn og vinna með þeim - Aðgangur. Engu að síður, margir notendur kjósa að nota í þessu skyni meira kunnuglegt forrit á þeim - Excel. Það skal tekið fram að þetta forrit hefur öll verkfæri til að búa til fullnægjandi gagnagrunn (DB). Við skulum finna út hvernig á að gera þetta.
Sköpunarferli
Excel-gagnagrunnurinn er uppbyggður hópur upplýsinga sem dreift er í dálka og raðir blaðs.
Samkvæmt sérstökum hugtökum eru gagnagrindar nefndar "færslur". Hver færsla inniheldur upplýsingar um einstaka hluti.
Dálkarnir eru kallaðir "sviðum". Hvert reit inniheldur sérstakt breytu fyrir allar skrár.
Það er ramma allra gagnagrunna í Excel er venjulegt borð.
Tafla stofnun
Svo fyrst af öllu þurfum við að búa til borð.
- Sláðu inn hausana á reitunum (dálkum) í gagnagrunninum.
- Við fyllum í nafni gagnagrunna (línur).
- Við höldum áfram að fylla gagnagrunninn.
- Eftir að gagnagrunnurinn er fylltur sniðum við upplýsingarnar í það að eigin vali (letur, landamæri, fylla, val, textastaða miðað við frumuna osfrv.).
Þetta lýkur að skapa gagnagrunni.
Lexía: Hvernig á að búa til töflureikni í Excel
Aðgreina gagnasafn eiginleika
Til þess að Excel geti skynjað borðið ekki bara eins og fjölda frumna, þ.e. sem gagnasafn, þarf það að úthluta viðeigandi eiginleikum.
- Farðu í flipann "Gögn".
- Veldu allt svið borðsins. Smelltu á hægri músarhnappinn. Í samhengisvalmyndinni skaltu smella á hnappinn "Gefðu nafn ...".
- Í myndinni "Nafn" tilgreindu nafnið sem við viljum kalla á gagnagrunninn. Forsenda er að nafnið verður að byrja með bréfi og það ætti ekki að vera rými. Í myndinni "Svið" Þú getur breytt heimilisfang borðsvæðisins, en ef þú valdir það rétt þarftu ekki að breyta neinu hér. Valfrjálst er hægt að tilgreina minnismiða í sérstöku reiti, en þessi breytur er valfrjálst. Eftir að allar breytingar eru gerðar skaltu smella á hnappinn. "OK".
- Smelltu á hnappinn "Vista" efst í glugganum eða sláðu inn smákaka smákortsins Ctrl + S, til þess að vista gagnagrunninn á harða diskinum eða færanlegum fjölmiðlum sem tengjast tölvu.
Við getum sagt að eftir það höfum við nú þegar tilbúinn gagnagrunn. Það er hægt að vinna með það jafnvel í slíku ástandi eins og það er kynnt núna, en mörg tækifæri verða skorin af. Hér að neðan er útskýrt hvernig á að gera gagnagrunninn virkari.
Raða og sía
Að vinna með gagnagrunna, fyrst og fremst, kveður á um möguleika á að skipuleggja, velja og flokka færslur. Skulum tengja þessar aðgerðir við gagnagrunninn okkar.
- Veldu upplýsingar um svæðið þar sem við ætlum að fara í pöntunina. Smelltu á "Raða" hnappinn sem er staðsett á borðið í flipanum "Gögn" í blokkinni af verkfærum "Raða og sía".
Flokkun er hægt að framkvæma á næstum hvaða breytu:
- stafrófsröð nafn
- dagsetning;
- númer osfrv.
- Næsta gluggi birtist og spyr hvort að nota aðeins völdu svæðið til að flokka eða auka það sjálfkrafa. Veldu sjálfvirka stækkunina og smelltu á hnappinn. "Raða ...".
- Röðin Stillingar stillingar opnast. Á sviði "Raða eftir" tilgreinið heiti reitarinnar sem það verður framkvæmt.
- Á sviði "Raða" tilgreinir nákvæmlega hvernig það verður framkvæmt. Fyrir gagnagrunn er besti kosturinn að velja "Gildi".
- Á sviði "Order" tilgreina röðina þar sem flokkunin verður framkvæmd. Fyrir mismunandi tegundir upplýsinga birtast mismunandi gildi í þessum glugga. Til dæmis, fyrir texta gögn, þetta mun vera gildi "Frá A til Ö" eða "Z til A", og fyrir tölur - "Hækkandi" eða "Descending".
- Það er mikilvægt að ganga úr skugga um að "Gögnin mín innihalda haus" Það var merkið. Ef ekki, þá þarftu að setja.
Eftir að slá inn allar nauðsynlegar færibreytur skaltu smella á hnappinn "OK".
Eftir það mun upplýsingarnar í gagnagrunninum vera flokkaðar í samræmi við tilgreindar stillingar. Í þessu tilviki er raðað eftir nöfnum starfsmanna fyrirtækisins.
- Eitt af þægilegustu verkfærunum þegar unnið er í Excel gagnagrunni er sjálfvirk sía. Veldu allt svið gagnagrunnsins og í stillingaslóðinni "Raða og sía" smelltu á hnappinn "Sía".
- Eins og sjá má, eftir þetta birtust táknin í frumum með nafni reitanna í formi hvolfs þríhyrninga. Smelltu á táknið í dálknum sem gildi við ætlum að sía. Í opnu glugganum fjarlægjum við merkin úr þessum gildum, skrárnar sem við viljum fela. Eftir valið er smellt á hnappinn. "OK".
Eins og þú sérð, þá eru línurnar sem innihalda gildin sem við fjarlægðum afmælin falin frá töflunni.
- Til þess að skila öllum gögnum á skjáinn, smelltu á táknið í dálknum sem sótt var á og í opnu glugganum skal athuga alla reitina fyrir framan alla hluti. Smelltu síðan á hnappinn "OK".
- Til að fjarlægja síuna alveg skaltu smella á hnappinn. "Sía" á borði.
Lexía: Raða og síaðu gögn í Excel
Leita
Ef það er stór gagnagrunnur, það er auðvelt að leita í gegnum það með hjálp sérstaks tól.
- Til að gera þetta skaltu fara í flipann "Heim" og á borði í blokkinni af verkfærum Breyting ýttu á hnappinn "Finndu og auðkenna".
- Gluggi opnast þar sem þú þarft að tilgreina viðeigandi gildi. Eftir það skaltu smella á hnappinn "Finndu næst" eða "Finna allt".
- Í fyrsta lagi verður fyrsta reiturinn þar sem tilgreint gildi er virkur.
Í öðru lagi er allur listi yfir frumur sem innihalda þetta gildi opnað.
Lexía: Hvernig á að gera leit í Excel
Festingar svæði
Þægilegt þegar þú býrð til gagnagrunn til að laga klefi með nafni skrár og reiti. Þegar unnið er með stórum stöð - þetta er bara forsenda. Annars verður þú stöðugt að eyða tíma í að fletta í gegnum blaðið til að sjá hvaða röð eða dálkur samsvarar tilteknu gildi.
- Veldu reitinn, svæðið fyrir ofan og til vinstri sem þú vilt laga. Það verður staðsett strax fyrir neðan hausinn og til hægri við inngangsheiti.
- Tilvera í flipanum "Skoða" smelltu á hnappinn "Pinna svæðið"sem er staðsett í tólahópnum "Gluggi". Í fellivalmyndinni skaltu velja gildi "Pinna svæðið".
Núna munu nöfn reitanna og skrárnar alltaf vera fyrir framan augun, sama hversu langt þú flettir í gegnum gagnablöðina.
Lexía: Hvernig á að laga svæðið í Excel
Sleppa niður lista
Fyrir suma sviðum töflunnar er best að skipuleggja fellilistann þannig að notendur, með því að bæta við nýjum skrám, geti aðeins tilgreint tilteknar breytur. Þetta er satt, til dæmis fyrir svæðið "Páll". Eftir allt saman, það geta verið aðeins tveir valkostir: karl og konur.
- Búðu til viðbótar lista. Flestir þægilegir verða settar á annað blað. Í henni tilgreinum við lista yfir gildi sem birtast í fellilistanum.
- Veldu þennan lista og smelltu á það með hægri músarhnappi. Í valmyndinni sem birtist skaltu velja hlutinn "Gefðu nafn ...".
- Glugginn sem okkur er kunnugt opnar opnar. Í viðeigandi reit, veldu nafnið á svið okkar, í samræmi við skilyrðin sem áður voru rædd.
- Við komum aftur í blaðið með gagnagrunninum. Veldu sviðið sem fellivalmyndin verður beitt. Farðu í flipann "Gögn". Við ýtum á hnappinn "Gögn staðfesting"sem er staðsett á borði í blokkinni af verkfærum "Vinna með gögn".
- Sýnilegt gluggatjald opnast. Á sviði "Gögn gerð" Stilltu rofann í stöðu "List". Á sviði "Heimild" stilltu merkið "=" og strax eftir það, án rýmis, skrifaðu nafnið af fellilistanum, sem við gafum það aðeins hærra. Eftir það skaltu smella á hnappinn "OK".
Nú þegar þú reynir að slá inn gögn á bilinu þar sem takmörkunin var stillt birtist listi þar sem þú getur valið á milli skýrt skilgreindra gilda.
Ef þú reynir að skrifa handahófskenntir í þessum frumum birtist villuskilaboð. Þú verður að koma aftur og gera réttar færslur.
Lexía: Hvernig á að búa til fellilistann í Excel
Auðvitað, Excel er óæðri í getu sína til sérhæfðra forrita til að búa til gagnagrunna. Hins vegar hefur það tól sem í flestum tilvikum mun fullnægja þörfum notenda sem vilja búa til gagnagrunn. Í ljósi þess að Excel lögun, í samanburði við sérhæfð forrit, er þekkt fyrir venjulegan notendur miklu betra, þá er þróun Microsoft í henni jafnvel nokkrar kostir.
