Til að auðvelda að vinna með fjölmörgum gögnum í töflunni verða þau stöðugt að panta samkvæmt ákveðnu viðmiðun. Að auki, í sérstökum tilgangi, stundum er ekki þörf á öllu gagnasöfnuninni, heldur aðeins einstökum línum. Þess vegna, til þess að ekki sé ruglað saman við mikið af upplýsingum, væri skynsamlegt lausn að hagræða gögnum og sía út úr öðrum niðurstöðum. Við skulum finna út hvernig á að flokka og sía gögn í Microsoft Excel.
Einföld gögn flokkun
Flokkun er eitt af þægilegustu tækjunum þegar unnið er í Microsoft Excel. Með því er hægt að raða töflureiknunum í stafrófsröð, samkvæmt gögnum sem eru í frumunum í dálkunum.
Röðun gagna í Microsoft Excel er hægt að framkvæma með því að nota "Raða og sía" hnappinn, sem er staðsettur á flipanum "Heim" á borði í "Breyti" tækjastikunni. En fyrst þurfum við að smella á hvaða reit í dálknum sem við erum að fara að raða á.
Til dæmis, í töflunni hér fyrir neðan, skulu starfsmenn raðað í stafrófsröð. Við verðum í hvaða reit í "Nafn" dálknum og smelltu á "Raða og sía" hnappinn. Til að raða nöfnum í stafrófsröð, á listanum sem birtist, veldu hlutinn "Raða frá A til Z".
Eins og þú sérð eru öll gögnin í töflunni staðsettar í samræmi við stafrófsröðina yfir nöfn.
Til að framkvæma flokkunina í öfugri röð, í sömu valmynd, veldu Raða hnappinn frá Z til A ".
Listinn er endurbyggður í öfugri röð.
Það skal tekið fram að þessi tegund af flokkun er aðeins til kynna með textaupplýsingasnið. Til dæmis, þegar númerasnið er tilgreint, er tegundin "Frá lágmarki til hámarks" (og öfugt) tilgreint og þegar dagsetningarsnið er tilgreint, "Frá gamla til nýrra" (og öfugt).
Sérsniðin flokkun
En eins og við sjáum, með tilgreindum tegundum flokkunar með sama gildi, eru gögnin sem innihalda nöfn sömu manneskju raðað í handahófskenndu röð innan sviðsins.
Og hvað á að gera ef við viljum raða nöfnum í stafrófsröð, en til dæmis, ef nafnið passar saman, gerðu gögnin raðað eftir dagsetningu? Til að gera þetta, auk þess að nota aðra eiginleika, allt í sömu valmyndinni "Raða og sía", þurfum við að fara í hlutinn "Sérsniðin flokkun ...".
Eftir það opnast raðsetningarstillingarglugginn. Ef það eru fyrirsagnir í töflunni, vinsamlegast athugaðu að í þessum glugga verður að vera merktur við hliðina á "My data contains headings".
Í reitnum "Column" tilgreindu heiti dálksins sem verður raðað. Í okkar tilviki er þetta "Nafn" dálkurinn. Í reitnum "Flokkun" er tilgreint með hvaða tegund af efni verður raðað. Það eru fjórir valkostir:
- Gildi;
- Cell litur;
- Leturlitur;
- Cell táknið
En í flestum tilvikum er "gildi" hluturinn notaður. Það er sjálfgefið sett. Í okkar tilviki munum við einnig nota þetta atriði.
Í dálknum "Order" þurfum við að tilgreina röðina þar sem gögnin verða staðsett: "Frá A til Z" eða öfugt. Veldu gildi "Frá A til Z".
Svo setjum við upp flokkun eftir einum dálkunum. Til að aðlaga flokkunina í annarri dálki skaltu smella á hnappinn "Bæta við stigi".
Annað reit af reitum birtist, sem á að fylla út þegar flokkað er eftir öðru dálki. Í okkar tilviki, með "Date" dálknum. Þar sem dagsetningarsniðið er sett í þessar frumur, setur við gildin ekki "Frá A til Z" en "Frá gömlum til nýjum" eða "Frá nýjum til gömlum" í "Order" reitnum.
Á sama hátt, í þessum glugga, getur þú stillt, ef þörf krefur, og flokkun eftir öðrum dálkum í forgangsröð. Þegar allar stillingar eru gerðar skaltu smella á "OK" hnappinn.
Eins og þú getur séð, nú er í töflunni okkar öll gögn raðað fyrst og fremst eftir nafn starfsmanns og síðan á gjalddaga.
En þetta er ekki allur eiginleiki sérsniðinnar flokkunar. Ef þess er óskað, í þessari glugga er hægt að stilla flokkunina ekki með dálkum, en eftir raðum. Til að gera þetta, smelltu á "Parameters" hnappinn.
Í opnu glugganum á flokkunarstærðum skaltu færa rofann úr stöðu "sviðslínur" í stöðu "sviðssúlur". Smelltu á "OK" hnappinn.
Nú, á hliðstæðan hátt við fyrra dæmi, getur þú slegið inn gögn til flokkunar. Sláðu inn gögnin og smelltu á "OK" hnappinn.
Eins og sjá má, eftir þetta eru súlurnar afturkölluð í samræmi við innsláttarföngin.
Auðvitað, fyrir töflunni okkar, tekin sem dæmi er notkun flokkunar við að breyta staðsetningu dálkanna ekki sérstaklega gagnleg, en í sumum öðrum borðum getur verið að slík flokkun sé mjög viðeigandi.
Sía
Að auki, í Microsoft Excel er gagnasía virka. Það gerir þér kleift að skilja aðeins þau gögn sem þú sérð vel og felaðu hvíldina. Ef nauðsyn krefur er alltaf hægt að skila falinn gögnum í sýnilegan hátt.
Til að nota þessa aðgerð smellum við á hvaða reit sem er í töflunni (og helst í hausnum), smelltu aftur á "Raða og sía" hnappinn í "Breyta" stikunni. En, í þetta sinn í valmyndinni sem birtist, veldu hlutinn "Sía". Þú getur líka í stað þessara aðgerða stutt á takkann saman Ctrl + Shift + L.
Eins og þú sérð, í frumunum með nafni allra dálka birtist tákn í formi torgs, þar sem þríhyrningur þríhyrningsins er innrituð.
Smelltu á þetta tákn í dálknum sem við ætlum að sía. Í okkar tilviki ákváðum við að sía eftir nafni. Til dæmis þurfum við að yfirgefa gögnin aðeins starfsmaður Nikolaev. Þess vegna fjarlægum við merkið frá nöfnum allra annarra starfsmanna.
Þegar aðgerðin er lokið skaltu smella á "OK" hnappinn.
Eins og við sjáum, í töflunni voru aðeins línur með nafni starfsmanns Nikolaevs.
Við skulum flækja verkið og láta í töflunni aðeins gögnin sem tengjast Nikolaev fyrir III ársfjórðunginn 2016. Til að gera þetta skaltu smella á táknið í reitnum "Dagsetning". Í listanum sem opnar skaltu fjarlægja merkið frá mánuðunum "maí", "júní" og "október", þar sem þau tengjast ekki þriðja ársfjórðungi og smella á "OK" hnappinn.
Eins og þú sérð eru aðeins gögn sem við þurfum.
Til að fjarlægja síuna í tiltekinni dálki og sýna falinn gögn skaltu smella aftur á táknið sem er staðsett í reitnum með nafni þessa dálks. Í valmyndinni sem opnast skaltu smella á hlutinn "Fjarlægja síu frá ...".
Ef þú vilt endurstilla síuna í heild samkvæmt töflunni þarftu að smella á "Raða og sía" hnappinn á borði og velja "Hreinsa".
Ef þú þarft að fjarlægja síuna alveg, þá skaltu velja "Sía" í upphafi, í sama valmynd, eða sláðu inn lykilatriðið á lyklaborðinu Ctrl + Shift + L.
Þar að auki ber að hafa í huga að eftir að við höfum kveikt á "Sía" virka, þegar þú smellir á samsvarandi táknið í töfluhöfundafjölunum, í birtist valmyndinni eru flokkunaraðgerðirnar tiltækar, sem sagt er hér að ofan: "Raða A til Z" , "Raða frá Z til A" og "Raða eftir lit".
Kennsla: Hvernig á að nota sjálfvirkt síu í Microsoft Excel
Snjallt borð
Einnig er hægt að virkja flokkun og síun með því að breyta gagnasvæðinu sem þú ert að vinna með í svokallaða "snjalla töflu".
Það eru tvær leiðir til að búa til snjalla borð. Til að nota fyrsta þeirra, veldu allt svæðið á töflunni og, í heimabladinu, smelltu á hnappinn á Format as Table borði. Þessi hnappur er staðsettur í Stíll tækjastikunni.
Næst skaltu velja einn af uppáhalds stílum þínum á listanum sem opnar. Val á töflu hefur ekki áhrif á virkni borðsins.
Eftir það opnast valmynd þar sem þú getur breytt hnit borðarinnar. En ef þú hefur áður valið svæðið rétt, þá þarf ekkert annað að gera. Aðalatriðið er að hafa í huga að það er merkið við hliðina á "Borð með hausum" breytu. Næst skaltu bara smella á "OK" hnappinn.
Ef þú ákveður að nota annan aðferð, þá þarftu einnig að velja allt svæði borðsins, en í þetta skiptið er farið á flipann "Setja inn". Þó að hér á borði í "Töflum" verkfærakassanum ættir þú að smella á "Tafla" hnappinn.
Eftir það, eins og í síðasta sinn, opnast gluggi þar sem þú getur stillt hnit töfluplássins. Smelltu á "OK" hnappinn.
Óháð því hvaða aðferð þú notar þegar þú býrð til snjalltabletið, mun þú endar með borði í hólfum hylkanna sem síu táknin sem lýst er áður verða sett upp.
Þegar þú smellir á þetta táknið, munu allar sömu aðgerðir verða tiltækar eins og þegar þú byrjar síuna á venjulegum leið með "Raða og sía" hnappinn.
Lexía: Hvernig á að búa til borð í Microsoft Excel
Eins og þú sérð getur flokkunar- og síunarverkfæri, þegar þær eru notaðar á réttan hátt, mjög auðveldað notendum að vinna með borðum. Sérstaklega máli skiptir spurningin um notkun þeirra ef borðið inniheldur mjög mikið gagnasöfnun.
