Því oftar sem þú samþykkir og sendir bréf, því meiri bréfi er geymt á tölvunni þinni. Og auðvitað leiðir þetta til þess að diskurinn rennur út úr geimnum. Einnig getur þetta leitt til þess að Outlook einfaldlega hættir að fá bréf. Í slíkum tilvikum ættir þú að fylgjast með stærð pósthólfsins og, ef nauðsyn krefur, eyða óþarfa stafi.
Hins vegar, til að losa um pláss, er ekki nauðsynlegt að eyða öllum bókstöfum. Mikilvægustu geta verið einfaldlega geymdar. Hvernig á að gera þetta munum við ræða í þessari handbók.
Samtals veitir Outlook tvær leiðir til að safna pósti. Fyrsta er sjálfvirkt og annað er handvirkt.
Sjálfvirk email geymsla
Við skulum byrja á þægilegustu leiðinni - þetta er sjálfvirk póstur geymsla.
Kostir þessarar aðferðar eru að Outlook muni sjálfkrafa geyma stafi án þátttöku þína.
Ókostirnar eru sú staðreynd að öll bréf verða geymd og nauðsynleg og ekki nauðsynleg.
Til að setja upp sjálfvirka geymslu skaltu smella á "Parameters" hnappinn í "File" valmyndinni.
Næst skaltu fara á flipann "Advanced" og í "AutoArchive" hópnum skaltu smella á "AutoArchive Settings" hnappinn.
Það er nú að gera nauðsynlegar stillingar. Til að gera þetta skaltu velja gátreitinn "Autoarchive every ... days" og stilla geymslu tímabilið á dögum hér.
Ennfremur setjum við upp breytur eftir eigin ákvörðun. Ef þú vilt Outlook til að biðja um staðfestingu áður en þú byrjar að taka öryggisafritið skaltu haka í reitinn "Biðja um sjálfvirkt geymslu", ef þetta er ekki krafist skaltu fjarlægja hakið úr reitnum og forritið mun gera allt sjálfkrafa.
Hér að neðan er hægt að stilla sjálfvirka eyðingu gömlu stafina, þar sem þú getur einnig stillt hámarks "aldur" bréfsins. Og einnig til að ákvarða hvað á að gera með gömlum stafi - færa þau í sérstakan möppu eða einfaldlega eyða þeim.
Þegar þú hefur gert nauðsynlegar stillingar getur þú smellt á "Notaðu stillingar í öllum möppum" hnappinum.
Ef þú vilt velja möppurnar sem þú vilt safna sjálfum þér, þá verður þú að fara inn í eiginleika hverrar möppu og setja upp sjálfvirka geymslu þar.
Að lokum skaltu ýta á "OK" hnappinn til að staðfesta stillingar sem gerðar eru.
Til að hætta við sjálfvirkan skjalasafn mun það vera nóg til að afpökka í reitnum "Sjálfvirk geymsla á hverjum degi ...".
Handvirk geymsla bréfa
Greinaðu nú handvirka geymsluaðferðina.
Þessi aðferð er alveg einföld og krefst ekki frekari stillinga frá notendum.
Til að senda bréf til skjalasafnið þarftu að velja það í listanum yfir bókstafi og smella á "Archive" hnappinn. Til að skrá hóp af bókstöfum skaltu bara velja nauðsynlega stafi og ýta síðan á sama hnapp.
Þessi aðferð hefur einnig kostir og gallar.
Kostirnir eru sú staðreynd að þú velur hvaða bréf krefjast geymslu. Jæja, mínus er handvirk geymsla.
Þannig veitir Outlook tölvupóstur viðskiptavinur notendum sínum nokkrar möguleika til að búa til skjalasafn bréfa. Fyrir meiri áreiðanleika geturðu notað bæði. Það er að byrja með, stilla sjálfvirka geymslu og síðan, eftir því sem þörf krefur, sendu bréfin í skjalasafnið sjálfan og eyðaðu aukahlutunum.
